3 kroky pro zavedení systémů v advokátní kanceláři

Zavedení systémů v právní praxi je klíčem k vyšší produktivitě. Chcete-li dosáhnout svých cílů, je nevyhnutelné nahradit nahodilost pořádkem. Zde je pár tipů, jak si zajišťuji pořádek v advokátní kanceláři já.

1. Roztřídit a uspořádat

Každé ráno procházím došlou poštu a mailbox. Od určitého data jde všechno následujícím filtrem: převedu do úkolů, založím, deleguji nebo skartuji.

Ve svém jiném článku popisuji jak používám metodu Davida Allena nazvanou Getting Things DoneToto je zatím moje nejoblíbenější metoda.

Jakmile zakládám spis, rovnou listiny řadím tak, že se mi automaticky vytvoří seznam listin a aktuální stav případu. To je výborné při komunikaci s klienty, pro rychlou kontrolu stavu věci a dělá to dobrou vizitku, když má klient sjednán přístup do spisu.

2. Rozdělit si pracovní týden

Největší chybou solo advokátů, kterým přijdou první zakázky, je, že věnují veškerý svůj čas jejich zpracování a na strategii či marketing už mnohdy nezbývá sil. Jedno bez druhého však není dlouhodobě udržitelné. Řešením je rozdělit si kalendář do kategorií. Od doby, co jsem tento způsob zavedla já, se mi lépe dýchá i pracuje. Na workshopu Ostrý start vlastní advokátní praxe ukazuji, jaké kategorie to jsou a jaká pravidla při jejich začleňování do kalendáře dodržuji.

3. Zrevidovat/zavést systémy

Solo advokáti často musí dělat mnoho věcí sami. A tak aby se nestalo, že některé věci proklouznou, je naprosto nevyhnutelné mít systém pro správu advokátní kanceláře, který udržuje pořádek ve spisech a umožňuje poskytovat konzistentní služby vůči klientům. Na workshopu Ostrý start vlastní advokátní praxe  na to máme pěkný checklist. 

Měli byste mít systémy za všechno, co děláte – od přijetí klienta po sledování termínů. Zavedené systémy čas od času zrevidujte, zjistíte, jak co dělat lépe.

Checklisty jsou další dobrá věc, zvlášť když potřebujete delegovat úkoly. Ti, na které delegujete, by pak neměli mít problém splnit úkol dle vašeho očekávání.

Dalším nástrojem, který ráda využívám, je vytváření workflows (pracovních postupů). Umí je krásně MyCase. Například, když dojednám zakázku, spustím workflow, které mi automaticky říká další kroky, sepsat a poslat návrh smlouvy, poslat zálohovou fakturu, poslat děkovný email ke spárované platbě, nastavit termín splnění zakázky, poslat email pro zpětnou vazbu.

V závislosti na aktuální velikosti vaši kanceláře byste měli stihnout tyto systémy zavést do několika týdnů. Věřte, že čas s tím strávený se vám velmi brzy vrátí. Jestli se zavedením systémů potřebujete pomoct, 24.5.2017 pořádáme v Jurispace workshop Ostrý start vlastní advokátní praxe, kde vás provedu tím, jak si to celé nastavit, abyste vydělávali, ale nečerpávalo vás to. 

Zakladatelka a CEO Jurispace s.r.o.
Advokátka se specializací na ICT právo pro vztahy v EU/non-EU. Pátým rokem vede vlastní advokátní kancelář. Autorka úspěšných DIY právních setů. Vede netradiční workshopy o právu ochrany dat a jak vést úspěšnou advokátní kancelář.

Další články, které by se vám mohly hodit

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *