4 metody time managementu pro solo advokáty

Každý solo advokát toho má opravdu hodně. Je právníkem, manažerem, marketérem a obchodním zástupcem v jedné osobě. Proto je nanejvýš důležité umět hospodařit s časem.

1. GTD / Týdenní přehled

Jedním z největších vylepšení mého systému řízení času bylo aplikovat metodu Davida Allena nazvanou Getting Things Done. Tato metoda v zásadě znamená zachytit, zpracovat, zorganizovat, udělat a pak zkontrolovat.

Každý týden si vyhradím dvě hodiny, obvykle ve čtvrtek dopoledne, kdy si kontroluji plán na následující týden. Projdu svůj měsíční plán, mailbox, a začlením úkoly do týdenního kalendáře. V kalendáři mám 4 kategorie – strategie, organizace, práce pro klienty, vzdělání a rezervu.

Přes den se pak už jen dívám do elektronického diáře, kde mám pěkně hodinově rozepsáno kdy mám kde být a tím pádem se jednoduše přesunuji.

2. Pravidlo 1-3

Na každý den mám pak miniseznam s použitím pravidla 1-3.

Každý den si vyberu 1 velkou věc a 3 malé věci. Než jsem toto pravidlo zavedla, jsem měla pravidelně na každý den mnoho malých věcí a bylo nereálné je všechny stihnout. Nyní cítím, že mám věci víc pod kontrolou a líp se mi dýchá. 

3. Tvorba bloků

Blokování je přiřazení konkrétních úkolů na konkrétní časové sloty nebo-li bloky. Blokování dělám jednou měsíčně a podle závažnosti doplňuji během měsíce. Není-li místo, musí být zařazeny do dalšího měsíce.

Jako nejvýraznější posun v mém time managemenu hodnotím zúžení počtu aplikací pro zaznamenávání pracovních úkolů a rozdělení kalendáře do kategorií. Každý důležitý úkol má přiřazen nejen úkol, ale i termín. Říkám tomu backup systém.

Díky slotům vidím přehledně zda mám plno anebo zda se do programu ještě něco vejde. Moje asistentka jasně vidí, zda a kam mi může něco přidat či přesunout.

Ze začátku budete muset odhadovat, jak dlouho vám bude ten který úkol trvat, ale časem se to zaběhne a reálné časy budete schopni určit rychle.

I když se snažím hodiny zapisovat do výkazu v SingleCase, někdy se stane, že zapomenu a musím je dopsat zpětně. S pečlivě vedeným kalendářem to není problém.

4. Pomodoro

Pomodoro technika spočívá v tom, že si nastavíte časovač a pracujete, dokud nezazvoní. Pak si dáte pauzu. Já obvykle dělám 25 minut s přestávkou 5 minut a po 4 cyklech si dám delší 10-15 minutovou přestávku. 25 minutové intervaly mi vyhovují, protože vím, že bude brzy následovat přestávka. 

Tyto techniky mi pomohly mít věci víc zorganizovány, dokončovat vše, co si naplánuji, protože nejsem přehlcená. Vše nějak lépe běží.

Jaké metody time managementu používáte vy? Napište svůj názor sem do komentářů!

Zakladatelka a CEO Jurispace s.r.o.
Advokátka se specializací na ICT právo pro vztahy v EU/non-EU. Pátým rokem vede vlastní advokátní kancelář. Autorka úspěšných DIY právních setů. Vede netradiční workshopy o právu ochrany dat a jak vést úspěšnou advokátní kancelář.

Další články, které by se vám mohly hodit

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *